Adopter le zéro papier : est-ce possible pour une entreprise ?
zero papier dans l'entreprise

Depuis quelques années maintenant, la conservation et l’archivage de documents représentent de vrais facteurs de développement pour les entreprises. La dématérialisation consiste à remplacer les documents en format papier par des fichiers informatiques. Aussi, il s’agit d’adopter une gestion numérique des flux de l’ensemble des données. Mais est-il vraiment possible pour une entreprise de se mettre au zéro papier ?

La dématérialisation : une option aux nombreux avantages

Même si la dématérialisation et la numérisation de documents ne sont pas des étapes obligatoires pour une entreprise, ce sont de véritables opportunités pour bénéficier d’une gestion plus avantageuse des archives. Il s’agit de démarches très simples qui permettent de remplacer les archives physiques par des fichiers numériques ou électroniques. La dématérialisation constitue un procédé moderne qui permet aux entreprises et aux sociétés de gérer efficacement et entièrement leurs documents.

Comment se mettre au zéro papier ?

Quelle que soit l’activité d’une entreprise, la dématérialisation est parfaitement envisageable. Si le procédé consiste à remplacer l’impression par l’archivage électronique, ce n’est pas toujours évident de se retrouver. Aujourd’hui, la tendance commence par la suppression progressive des supports matériels et tend vers le zéro papier. Plusieurs procédés sont possibles lorsqu’il s’agit de se mettre au zéro papier tels que la GED, la signature électronique ou encore le recyclage.

Investir dans une GED

Pour se mettre au zéro papier, un investissement dans une gestion électronique des documents ou GED est très important. La GED est un moyen de faciliter autant que possible l’activité de votre entreprise. Il s’agit d’un système de gestion qui permet de décrire et de classer des documents numériques. Grâce à une base de données plus accessible et à portée de main, il sera plus facile pour les salariés de se retrouver. Aussi, la GED permet également une gestion plus facile des documents avec les interlocuteurs externes.

La digitalisation par signature électronique

Pour adopter le zéro papier, la mise en place d’un système de signature électronique est un facteur clé. En effet, la signature électronique permet de garantir la validité d’un contrat ou document signé. Mais en plus de cela, le procédé est reconnu pour économiser du papier. La signature électronique possède la même valeur légale qu’un document papier lorsqu’elle est associée à un certificat électronique. Diminution de l’utilisation du papier, gain de temps, plus grande mobilité, mais aussi meilleure conservation des archives sont les avantages du système de signature électronique.

Le recyclage : un geste à envisager

Le zéro papier ne repose pas uniquement sur la dématérialisation et l’archivage électronique. Il s’agit aussi de réduire complètement l’utilisation du papier. Par exemple, il ne faut pas imprimer les emails. Aussi, il faut privilégier les impressions en recto-verso mais surtout imprimer uniquement lorsque c’est nécessaire. Mais entre autres, le recyclage est aussi un très bon réflexe à adopter. Cependant, les entreprises ne sont pas très entrain à la mise en place du recyclage. En effet, si les Français recyclent la moitié de leur consommation de papier, les entreprises n’en recyclent qu’un quart.

Leave a comment.

Your email address will not be published. Required fields are marked *.