Entreprises : comment détruire vos archives papier ?

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Entreprises comment détruire vos archives papier

La destruction d’archives est un acte courant dans les activités d’une entreprise. Elle lui permet de gagner surtout de la place dans ses locaux. Il est vrai qu’en conservant ses documents, une société parvient à faire face à d’éventuelles situations. Cela rassure les dirigeants. Néanmoins, il faut les détruire en temps voulu ; une accumulation de documents étant inutile. Voyez comment y arriver dans cet article.

À quel moment détruire les archives ?

À tout moment, pensez-vous ? À ce train, vous n’aurez presque plus de documents administratifs dans vos locaux. En fait, pour procéder à cette étape essentielle dans vos affaires, il est indispensable de calculer le moment où sera détruit un dossier. Tenez compte des durées légales de conservation de ce dernier et des besoins de votre société.

Rien ne presse. Il faut donc prendre son temps. Pour ce faire, un référentiel doit être mis en place. Ce document détermine les dates légales de conservation d’un dossier. Cela peut varier entre 2 et 10 ans. Veillez à bien enregistrer les dates sur les boites des archives à détruire. Cela vous économise du temps. Vous pouvez consulter destruction d’archives : en savoir plus sur les documents d’archives et le RGPD pour éviter des controverses.

Sécurisez vos données

Détruire des documents, c’est être certain de ne laisser aucune trace qui pourrait nuire à une entreprise ou à ses employés. Il est donc nécessaire de protéger vos données les plus importantes. Pensez à les sécuriser en les confinant dans un cloud, par exemple. Vous les retrouvez intacts, dans ce cas.

Quant aux autres archives, faites appel à une entreprise spécialisée dans la destruction de documents. Accompagnée de conteneurs de déchets sécurisés, elle utilisera un broyeur industriel pour l’opération et vous remettra un certificat de destruction. Ne les jetez surtout pas dans la nature, afin d’éviter un probable espionnage économique.

Détruire sur place : les avantages

Il faut que les documents ou les archives de votre société soient détruits sur place. Cela permet aux responsables de constater, par eux-mêmes, que l’opération est réussie. De plus, utiliser un camion garantit les chances d’obtenir un travail impeccable. S’assurer le bon déroulement de la procédure, c’est aussi la certitude d’éviter une mauvaise publicité à sa société. D’où l’intérêt d’opter pour une destruction sur le site même.

Par ailleurs, de nombreuses archives sont confidentielles comme les dossiers médicaux. Ces derniers contiennent des informations sur les patients ou les clients d’un médecin, par exemple. Il est donc conseillé de détruire ou de faire détruire les archives de son entreprise quand ils atteignent le délai escompté. Vous évitez alors tout problème de confidentialité vis-à-vis de vos salariés.

La solution globale pour la gestion de vos archives

Respecter les clauses de confidentialités imposées par la loi ou le RGPD doit pousser tout promoteur d’entreprise à prendre des mesures afin de protéger ses documents. Ils sont confidentiels. Il est alors capital d’en savoir plus sur les documents papiers et le RGPD. Vous serez ainsi en mesure d’assurer une protection juridique et fonctionnelle à vos employés. Mieux, l’entreprise pourra continuer de fournir des services à ses clients grâce à cette solution de protection.

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